Ruang Lingkup Admiunistrasi
1. Administrasi Sebagai Ilmu dan Seni
Administrasi sebagai ilmu pengetahuan (science) baru berkembang sejak akhir abad ke XIX, tetapi administrasi sebagai suatu seni (art0 atau administrasi dalam praktek timbul bersamaan dengan timbulnya peradaman manusia.
Sebagai Imu Pengetahuan Administrasi merupakan :
a. Fenomena masyarakat yang baru, karena timbul sebagai cabang ilmu-ilmu social
b. Membawa prinsip-prinsip universal
c. Kelompok apllied science, karena pemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-daliulnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan Negara.
Sedangkan adminisrasi sebagaiu Seni (art) atau praktek, merupakan proses kegiatan yang perlu dikembangkan secara terus-menerus, agar administrasi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan benar-benar dapat memegang peranan yang diharapkan.
2. Pengertian Administrasi /Manajemen
Mempelajari suatu istilah sebagainya terlebih dahulu menemukan akar kata dari istilah itu. Secara etimologis administrasi berasal dari dalam bahasa inggis ”Administration” merupakan bentuk adjective dari kata ”administer”. Menurut The Liang Gie 91992:9), kata “ administer” berasal dari kata Latin : ad + minstrare yang artinya to serve, dalam bahasa Indonesia ‘melayani, membantu, menunjang, atau
memenuhi.” Kemudian kata “administer” dalam bahasa inggris itu diartikan sabagai to manage, to conduct, to direct. To manage artinya mengurus, megatur, meleksanakan, mengelola. To conduct artinya memimpin , mengadakan. To direct artinya menunjukkan, mengatur.
Dari penjelasan tentang istilah administrasi dapat disiumpulkan bahwa kata “administrasi” bukan lahir pada abad modern, tetapi sudah dipergunakan pada zaman sebelum masehi. Demikian pula Silalahi (1992;3) menyatakjan bahwa di zaman Romawi, eorang administrator adalah seorang yang mendapat kepercayaan untuk meleksanakan tugas dari seorang pemilik harta kekayaan untuk mengurus semua harta kekayaan berikut personil dalam suatu organisasai.
3. Sejarah masuknya Ilmu administrasi di Indonesia
Dalam masa penjajahan belanda, kepada masyarakat Indonesia deperkenalkan istilah “administratie” dengan ejaan sesuai dengan ejaan Bahasa Belanda yang mempunyai arti “setiap penyususn keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu iktisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Istilah “administasi” ininlah yang mulai deperkenalkan pada masyarakat Indonesia sebagai “tata usaha” atau dikenal dalam bahasa Inggris clerical work atau paper work dalam arti sempit. Pemehaman ini jauh berbeda dengan konsep adminisrasi dalam arti luas yaitu pengurusan atau penetaan yang kembangkan oleh fayol di Perancis semenjak akhir abad ke-19, sampai yang dikembangkan oleh para pakar pada dewasa ini.
4. Perbedaan Arti Administrasi dan Manajemen menururt pendapat para ahli
Pakar Administrasi Manajemen
Dalton E. Mc Farland Ditunjukkan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaanya Ditunjukkan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan atau mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijakan.
Ordway Tead Suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan. Badan secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan untuk merealisasikan atau melaksanakan tujuan.
4. Defenisi dan Hakekat Administrasi
Cara mengkaji makna beberapa definisi administrasi seperti yang dirumuskan oleh beberapa pakar seperti Ordway Tead (1953), J.E. Walters (1959), Leornad D. White (1957), Silalahi (1992), Herbert simon (1956), SP Siagian (1980), Stephen Robbins (1983), dapat disimpulkan bahwa jika ada sekelompok orang bekerjasama melakukan suati kegiatan substatife untuk mencapai suatu tujuan, maka terhadap orang-orang yang bekerja sama itu prlu dilakukan penataan yang disebut sebagai administrasi. Definisi tersebut tidak dapat menyebutkan secara khusus tentang kelompok pap dan dimana terjadinya administrasi, hal ini mempunyai makna bahwa administrasi mempunyai makna administrasi mempunyai “pengertian luas” dapat terjadi dimana saja dan kelompok manusia yang dimaksud itu tidak terbatas pada kelompok yang tergabung dalam organisasi formal.
Setelah memahami beberapa definisi dan pengertian administrasi, makna pada hakekatnya administrasi memiliki tiga faktor atau cirri khas terjadinya poses administrasi yaitu sekelompom manusia, kerja sama, dan tujuan bersama yang ingin dicapai. Berdasarkan ketiga cirri tersebut maka pokok pikiran dapat diilustrasikan sebagai berikut:
Tiga Faktor
Secara hakiki mereka sengaja berkelompok karena ada kepentingan yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Hakikat kerja sama yang dimaksud adalah usaha dua orang manusia atau lebih yang berdasarkan kepentingan atau kemauan bersama ingin mencapai sesuatu atau untuk memperoleh sesuatu atau untuk memperoleh sesuatu apapun menciptakan sesuatu.
Hakikat tujuan, adanya sesuatu kebutuhan, dapat berupa kebutuhan material, financial, ataupun bercorak rokhaniah, yang diupayakan dengan kegiatan-kegiatan nyata agar dapat terpenuhinya tersebut
Dengan adanya ke tiga faktor tesebut di atas, timbul proses penataan terhadap kegiatan nyata untu mencapai tujuan yang disebut Administrasi.
5. Kriteria/Krateristik Pokok Administrasi
a. Rasionalitas
Segala aspek dalam hendaknya dilakukan dengan perhitungan dan pertimbangan yang berdasarkan akal sehat, tidak berdasarkan pertimbangan emosional dan tidak berdasarkan perimbangan subjektif.
b. Efektifitas
Efektifitas mempunyai arit mencapa hasil sesuai dengan yang diinginkan atau yang diencanakan. Dengan dilakukannya kerjasama bermaksud agar tujuan dapattercapai sepeti yang diinginkan atau seperti yang direncanakan, manakalah jika dikerjakan oleh seorang diri tujuasn tidak akan tercapai.
c. Efisiensi
Efisiensi dapat dijelaskan sebagai penggunaan bahan dan biaya seminimal mungkin dengan dapat mencapai hasil yang maksimal, atau jika berbentuk upaya dengan pengorbanan yang sekecil mungkin dapat mencapai hasil yang sebesar mungkin.
6. Prinsip-prinsip umum dari pada Administrasi
Fayol meletakkan sejumlah prinsip-prinsip umum dari pada administrai yang dipergunakan sebagai suatu rangka dalam membuat bukunya, dimana ia membagi prinsip-prinsip administrasi menjadi 14 bagian yaitu :
1. pembagian kerja (division of work)
2. kewenangan dan tanggung jawab (authority and rensponsibility)
3. disiplin (discipline)
4. kesatuan perintah (unity of command)
5. kesatuan arah/tujuan (unity of direction)
6. mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan individu (suborganization of individual to general interest)
7. penggajian (remuneration)
8. sentralisasi (centralisasion)
9. skala hirarki (scalar chain)
10. tata tertib (order)
11. keadilan (equity)
12. stabilitas dari pada jabatan (stability of tenure)
13. Prakarsa (intiative)
14. solidaritas antar sesama kawan sekerja (espirit de corps)
Dalam membicarakan prinsip-prinsip ini, Fayol memberikan saran bahwa setiap kelakuan dalam administrasi tidak perlu ada atau absolut. Menurut Fayol prinsip-prinsip administrasi adalah luwes,dan dapat menyesuaikan diri dengan situasi yang ada, yaitu kebutuhan adanya “intelegensi, pengelaman, keputusan,dan keseimbangan”.
Organisasi (Organization)
A. Definisi Organisasi
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tjuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun eksteren. Dimana dua aspek utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja yang merupakan dasar proses pengorganisasian.
James D. Mooney mengatakan, “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama” sedang Chester I. Barnard memberikan pengertian bahwa organisasi yaitu suatu sistem aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Jadi organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. organisasi dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi :
1. Adanya tujuan bersama
2. Adanya kerjasama dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian tugas
4. Adanya kehendak untuk bekerjasama
B. Bentuk-Bentuk Organisasi
Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerjasama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan palin sederhana, diciptakan oleh Henry Fayol. Ciri-cirinya yaitu organisasi masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
Kebaikannya :
a. Kesatuan komondo terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
b. Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
c. Proses pengambilan keputusan cepat
Kelemahannya :
a. Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
b. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh oraginisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yany tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidang kepada pemimpin dalam organisasi.
Kebaikannya :
a. Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun yang kecil, serta apapun tujuan perusahan.
b. Terdapat pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksanan sebagai akibat adanya staf ahli.
c. Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.
d. Pengambilan keputusan dapat cepat walaupun banyak orang yang diajak berkonsltasi, karena pimpinan masih dalam satu tangan.
Keburukannya :
a. Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal
b. Perintah-perintahmenjadi kabur dengan nasehat dari stef, karena atasan dengan senang staf dapat terjadu adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangan berbeda.
c. Kesatuan komando berkurang.
d. Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar fungsi harus dilaksanakan. Organisasi ini di pakai pada perusahan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikan:
a. Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.
b. Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan.
c. Solidaritas kerja, semangat kerjakaryawan tinggi.
PERENCANAAN (PLANNING)
Menurut Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is tobe done. Sedangkan menurut A. Allen planning is the determination of course of action to achieven a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud denga perencanaan yaitu emmberi jawaban atas pertanyaan-pertayaan apa (what) dan bagaimana (how), Siapa (who), kapan (when), mengapa (Why), dan bagaimana (How). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Unsur-Unsur Perencanaan
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsure-unsur perencanaan yaitu :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut
Sifat Rencana Yang Baik
Rencana yang baik harus memuat sifat-sifat sebagai berikut :
1. pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam artian mudah dipahami oleh yang menerima.
2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya.
3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalimi perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya, setiap rencana harus ada perimbangan.
4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waku dan factor-faktor produksi kapada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
Proses Pembuatan Rencana
1. Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya.
2. Observasi dan analisa
Menentukan fakto-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (observasi), bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dapat dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang akan digunakan.
3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Factor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinandalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu.
4. Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan tersebut tidak mungkin diambil salah satu saja, sebab setiap kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
Siapa Pembuat Rencana ?
Bahwa salah satu tugas seorang manajer adalah membuat rencana, bukan berarti manajer yang bertanggung jawab kepada keadaan dan pembuat rencana tersebut, sebab tugas tugas seorang manajer bukan hanya membuat rencana saja, tetapi dia harus memikirkan bagaimana agar perusahaan atau organisasinya dapat terus berlangsung, dimana pembuat rencana dapat di tugaskan kepada :
a. Panitia Perencanaan
Dalam organisasi dan perusahaan biasanya tugas perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin, agar terdapat pelaksanaan rencana perlu dijalin kerja sama dengan dibentuknya sebuah panitia perencana yang berfungsi membuat perencanaan. Panitia ini terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana.
b. Bagian Perencanaan
Seringkali tugas perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini merupakan satu unit dalam suatu organisasai yang bertugas khusus membuat rencana. Jadi di sini tidak ada unsure perwakilan yang mewakili suatu bagian dalam orgainisasi.
c. Tenaga Staf
Pada sebuah organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional, yaitu :
1. Pelaksana, tidak disamakan dengan pemimpin, yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan.
2. Staf ( pemikir ), yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang atau produk perusahaa, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudia merencanakan sesuatu guna.
Bentuk-Bentuk Perencanaan
1. Rencana Global (global plan)
Rencana global ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Tujuan global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Diman pengembangannya harus memperhatikan situasi dan kondisi serta pekembangan organisasi dimasa yang akan datang, yang tidak terlepas dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki organisasi.
2. Rencana strategic (strategic plan)
Rencana ini berisi tentang bagimana menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka panjang. Dalam pencapainnya dilakukan dengan sistem prioritas, mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
3. Rencana Operasional (operational plan)
Merupakan penjabaran dari perencanaan strategi, adapun bentuk dari perencanaan ini yaitu berupa anggaran dan prinsip-prinsip operasional, yaitu :
a. Consentrated (penerapan dari azas pengendalian yang dilaksanakan oleh manajer)
b. Integrated (penerapan aspek koordinasi dalam setiap pekerjaan)
c. Continue (perlunya kesinambungan program kerja)
d. Multi instansional approach (integrasi tugas tetap terjaga dengan didukung sistem yang baik)
Rencana Operasional ini terbagi dalam dua jenis rencana yaitu :
• Rencana sekali pakai (single use plan), yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainnya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci karena hanya sekali pakai.
• Rencana tetap (standing plan), yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu
Asas-asas perencanaan
1. Perince of contribution to objective setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan.
2. Principle of efficiency of plans. Suatu perencanaan dan segala perubahan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya yang sekecil-kecilnya.
3. Principle of primacy of lanning (asas pengutamaan perencanaa) perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fngsi-fungsi lainnya.
4. Principle pervasiveness of planning (asas pemerataan keputusan) memgang peranaan penting pemimpin banyak menggerakkan perencanaan dan bertanggung jawab atas hasilnya suau rencana.
5. Principle of palnning premise (asas patokan perencanaa) patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan sebuah peris perencanaan dapat menujukkan kejadian yang akan dating.
6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja) kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja, prosedur kerja dan program tersusun.
7. Principle of timing (asas waktu) perencanaan waktu yang relative singkat dan tepat.
8. Principle of planning communication (asas tata hubungan perencanaan) perencanaan dapat disusun dan kordinasi dengan baik, jika setiap orang berbakti terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai.
9. Principle of alternatives ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatife dalam perencanaan pekerjaan.
10. The principle of flexsibility, perencanaan yang efektif memerlukan pleksibilitas, tetap tidak berarti merobah tujuan.
Tipe-tipe Perencanaan
1. Tujuan tingkatan yang tertinggi dari pada perencanaan adalah menunjukkan hasil akhir, dimana kegiatan organisasi itu diarahkan dan termasuk kegiatan akhir ini ialah sasaran dan target tujuan yang dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas.
2. Strategi. Tindakan perencanaan pimpinan tingkat atas dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan strategi adalah bersifat jangka pnjang dan menjadi perencanaan yang bersifat taktis pada pimpinan tingkat bawah.
3. Kebijaksanaan, kebijaksanaan adalah pernyataan umum prilaku dari pada organisasi. Dengan menetapkan pedoman untuk pemikiran dan pengambilan keputusan dalam rangka tersedianya sumber-sumber yang diperlukan.
4. Prosedur seperti halnya kebijaksanaan.tetapi prosedur banyak ditekankan dalam menentukan jawaban tertentu dalam mengendalikan kegiatan dalam waktu yang akan dating.
5. Anggaran. Anggaran adalah proses penentuan keadaan yang berhubungan dengan dana organisasi. Anggaran organisasi adalah suatu rencana meliputi sumber-sumber dana, yang ada kaitannya terhadap semua tahap kegiatan untuk periode tertentu.
6. Rencana proyek adalah panduan dari pada tujuan, kebijaksanaan, prosedur, anggaran dan unsure-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
7. Rencana fungsional (functional plan) adalah suatu garis besar tindakan yang akan dilakukan dalam bidang fungsional,misalnya pemasaran, keuangan, produksi dan sebagainya. Ini adalah suatu kumpulan tindakan yang diperlukan untuk menentukan bantuan fungsioal terhadap penyelesaian sasaran perencanaan organisasi secara keseluruhan.
Pembuataan Keputusan (decision making)
Pembuatan keputusan merupakan bagian terpenting dari menejer, yang dihubungkan dengan pelaksanaan perencanaan, dalam hal ini memutuskan tujuan yang akan dicapai, sumberdaya yang akan dipakai, siapa yang melaksanakan, siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan yang diserahkannya dan lain sebagainya.
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manejer akan membuat keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (programmed decision) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, dan prosedur kenaikan jenjang pegawai.
Keputusan tidak deprogram (non-programmed decision), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh, pengalokasian sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, dan pemakaian teknologi yang moden.
Proses Pembuatan Keputusan
Pemahaman dan perumusan masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya terjadi, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya tidak perlu dipecahkan.
Pengumpulan dan analisa data yang relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusan untuk membuat keputusan yang tepet.
Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternative memungkinkan menolak kecenderungan membuat kepuusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
Pengevaluasian terhadap alternative yang digunakan
Menilai efektifitas dari alternative yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternative yag realistik serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
Pemilihan alternative terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberiakan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijakan yang diambil oleh manajer.
Implementasi keputusan
Manejer harus mentapkan anggaran, mengadakan alokasi sumber dana yang akan digunakan.
Filsafat Proses Manajemen
Fungsi-fungsi Seorang manager adalah :
Perencanaan
Implementasi
Pengawasan
Filsafat proses managemen yang semula diperkembangkan oleh Fayol dan Davis. Antara mereka terdapat adanya kesepakatan umum bahwa :
• Planning
• Organizing
• Controlling
• Directing
• Leading
• Coordinating
Peter F. Drucker meninggalkan fungsi-fungsi tersebut dan menekankan bahwa fungsi-fungsi managemen dasar adalah :
• “Memanage” sebuah perusahan
• “Memanage” para manager
• “Memanage” pekerjaan para pekerja
Skturktur dasar pemikiran dalam bidang management
Bagi seorang manager, sesuatu filsafat tidak lain dari pada cara pemikiran. Filsafat manager merupakan dasar baginya untuk membuat asumsi-asumsi tentang lingkungan, peranan organisasinya pada lingkungan tersebut, dan pengetahuan yang akan membantunya dalam hal menjalankan tanggung jawab.
Bagi seorang manager,sebuah teori management membantu untuk mengerti problem-problem managerial dan dapat digunakannya untuk membentuk filsafatnya mengenai praktek management.
Struktur Pemikiran Management
Filsafat Observasi
Praktek Asumsi-Asumsi
Teori Analisa
Sintesa
Seorang manager berkeyakinan bahwa seksesnya akan bertambah apabila para pegawainyas diberikan partisipasi aktif dalam aktivitas managerial.
Sturktur Sebuah Filsafat Management Partisipatif
Filsafat mungkin memerlukan asumsi:
Manusia pada hakekatnya bersifat kooperatif
Mempunyai kebutuhan untuk merasa dirinya penting
Ingin di dengar mengenai bagaimana menjalankan usaha
Produktifitas dan kepuasan berhubungan langsung dengan tingkat partisipasi dalam aktifitas managerial.
Filsafat Management (yang lama dan yang baru)
Manager
Otoritas Pengawasan
1. menetapkan tugas-tugas
2. menentukan cara terbaik untuk
malaksanakan masing-masing tugas
3. menggaris struktur organisasi
Aktifitas Para Pegawai
Filsafat management yang berlaku selama pertengahan abad ke-20
Berorientasi pada aktivitas merupakan siatu system otoritas dicapai kepuasan pegawai apabila ia melaksanakan tugas yang seperti diperlukan.
SEJARAH PERKEMBANGAN, UNSUR, DAN FUNGSI-FUNGSI ILMU ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
Sejarah peradaban manusia dimulai pada zaman dimana manusia hidup sebagai seseorang yang hidup dengan cara berburu dan meramu (food gathering). Pada zaman ini manusia memenuhi kebutuhan hidupnya terutama dalam hal makanan sehari-hari dengan memburu semua hewan-hewan liar yang berada di dekat tempat tiggal mereka atau mencarinya sampai kehutan.
Pada pertengahan abad ke-19, di perancis lahir bapak Sosiologi yang bernama August Comte, sehingga Sosiologi merupakan cabang ilmu yang sangat penting dari pada ilmu-ilmu social. Ilmu Administrasi sebagai cabang ilmu sosialyang lahir pada akhir abad ke-19 di perancis oleh Henry Fayol sebagai bapak Administrasi.
Di Amerika Serikat dan Inggris yang berbeda dari Eropa Daratan sarat dengan unit-unit usaha kecil yang dipimpin oleh orang-orang yang tidak bisa berfikir secara “besar” banyak yang mengutamakan management dan mengambil “administrasion” hanya sistem informasinya (tata usaha) saja dan menempatkan nya di bawah management, atau administrasi dalam arti sempit. Menurut A.R. Paembon (2006), bahwa di Indonesia kebanyakan praktisi, bahkan masih ada akademisi memahami administrasi arti sempit saja. Pada hal administrasi pada setiap substabtif kegiatan pada unit kerja yang berbeda, cara berfikir ini dipengaruhi oleh Eropa continental (belanda) yang menjajah Indonesia selama satu abad.
Perkembangan Administrasi Sebagai Seni (art) dan Perkembangan Administrasi Sebagai Ilmu (Science)
Administrasi dikembangkan sebagi ilmu pengetahuan baru dimulai pada akhir abad ke-1, tetapi dalam kenyataan penataan kerja sama telah dilakukan bersamaan denan sejarah peradaban manusia, meskipun administrasi sebagai seni. Perkembangan Administrasi sebagai seni yaitu sebagai berikut :
- Pada zaman Mesir kuno, pelaksanaan administrasi sebagai seni dalam hal administrasi perpajakan, administrasi pemerintahan dengan memperkenalkan sistem Desentralisasi.
- Tiongkok kuno, dikenal seni perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, kepemimpinan yang menciptakan system kepegawaian.
- Gereja Roma Katolik, mengalami perkembangan sebagi eni dan sangat besar sumbangannya atas administrasi sebagai ilmu, karena organisasi Geraja sangat rapih, teratur memberikan inspirasi kepada pengembang ilmu Administrasi.
Administrsi sebagai ilmu (science), perkembangan administrasi sebagai ilmu baru mulai pada akhir abad XIX dan awal abad XX, yang mengalami perkembangan melalui research oleh para pakar berdasarkan pengalaman dan pengamatan empirik.
Kriteria Administrasi Sebagai Ilmu
a. Empiris
b. Sistematis
c. Objektif
d. Analitis
e. Dapat diperiksa kebenarannya
Perkembangan Ilmu Administrasi Negara di Indonesia
A. Masa penjajahan Belanda
Mustopadidjaya (1999) menguraikan bahwa sejarah perkembangan administrasi Negara di Indonesia adalah bahwa selam tiga setengah abad Indonesia dijajah oleh bengsa belanda maka selama itu juga ilmu administrasi hanya dikenal sebagai ilmu pengetahuan. Pada masa ini administrasi di artikan secar sempit yaitu sebagai pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan dalam bahasa belanda di kenal istilah “administrasi”. Oleh karena itu pada masa ini administrasi secara nyata berupa pengarsipan, ekspedisi, pengetikan, surat munyurat, registrasi, dan herrgisrasi yang kesemuanya bersifat tulis-menulis.
B. Masa penjajahan Jepang
Pada masa ini perkembangan Adminisrtasi belum optimal untuk tepikikan, meskipun demikian ada beberapa hal yang perlu dicatat pada masa ini yaitu pada masa ini mulai dikenal yang namanya rukun-rukun kampung seperti RT dan RW
Yang dalam bahasa jepang dikenal dengan nama “Asatjo” dan “Kumitjo”.
C. Masa Kemerdekaan
Pada masa kemerdekaan 17 agustus 1945 ditandai dengan di bukanya beberapa perguruan tinggi Jakarta dan Yogyakarta yang merupakan cikal bakal mulainya perkembangan ilmu administrasi di ajarkan pada setiap mahasiswa pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang ada di perguruan tinggi tersebut, yang kemudian mengalami perkembangan dengan didirikannya Sekolah Tinggi Pamong Praja di Malang yang semula bernama Kursus Dinas (KDC) yang kemudian berkembang lagi menjadi Institut Ilmu Pemerintahan.
Unsur-Unsur Administrasi
a. Organisasi
b. Manajemen
c. Komunikasi
d. Administrasi keuangan
e. Administrasi kepegawaian
f. Administrasi perbekalan
g. Administrsi perkantoran
h. Administrasi masyarakat
Klasifikasi Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen
1. Henry Fayol, mengemukakan fungsi-fungsi manajemen dan administrasi sebagai berikut :
- planning
- organizing
- commanding
- coordinating
- controlling
2. Harold Koontz dan Cyril O’Donnell, mengemukakan fungsi-fungsi manajemen dan administrasi sebagai berikut :
- planning
- organizing
- staffing
- directing
- controlling
3. George R. Terry, mengemukakan fungsi-fungsi manajemen dan administrasi sebagai berikut :
- planning
- organizing
- actuating
- controlling
4. James A.F. Stoner dan Stephen P. Robbins, mengemukakan fungsi-fungsi manajemen dan administrasi sebagai berikut :
- planning
- organizing
- leading
- controlling
5. Luther M. Gullick, mengemukakan fungsi-fungsi manajemen dan administrasi sebagai berikut :
– planning
– organizing
– staffing
– directing
– coordinating
– reporting
– budgeting
Tugas Administrasi Dan Manajemen
Resume Materi Administrasi Dan Manajemen
Hirfan Langgo
E 121 07 047
PROGRAM STUDI ILMU PEMERINTAHAN
JURUSAN ILMU POLITIK PEMERINTAHAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2007
MAZHAB-MAZHAB MANEJEMEN
MENURUT G.R. TERY
1. Mazhab Menejemen berdasarkan kebiasaan.
2. Mazhab Manejemen ilmiah
3. Mazhab Kelakuan manusia
4. Mazhab Sistem sosial
5. Mazhab Manejemen sistem
6. Mazhab manejemen berdasarkan keputusan
7. Mazhab pengkuran kuantitatif
8. Mazhab proses manajemen
1. Mashab manajemen berdasarkan keputusan
Pada mashab ini, memimpin, mengambil keputusan, memecahkan persoalandan lain- lain hanya didasarkan pada kebiasaan-kebiasaan yang telah dilakukanoleh pihak-pihak lain yang terdahulu, sehingga tidak menimbulkan kreasi-kreasi baru dan menghasilkan daya pikir.
2. Mashab manejemen ilmiah
Ciri utama mazhab ini penggunaan metode ilmiah untuk manajemen. Metode ini dapat
juga dikatakan metode eksperimen yang dikendalikan. Langka-langka pada metode :
a. Identifikasikan
b. Observasi
c. Pemecahan Kuantitatif
d. Selidikilah preposisi dengan teliti
e. Klasifikasi data
f. Kemukakan jawaban tentative
g. Sesuaikanlah dan kemukakanlsh jawaban preposisi tersebut
3. Mazhab kelakuan manusia. Mazhab ini menekankan ada tindakan manajerial adalah Kelakuan manusia apa yang dicapai, bagaimana hajl tersebut dicapai. Mazhab ini merupakan pengembangan dari pada penerapan ilmu tentang kelakuan (behaviour sciences) terutama ilmu jiwa.
4. Mazhab sistem sosial. Pendekatan ini memandang manajemen sebagai sebuah system sosial atau secara lebih spesifik sebagai sebuah : “sistem antara hubungan kulturil”. Mashab ini berorientasi pada sosiologi dan mengidentifikasi kelompok-kelompok sosial.
5. Mazhad manejemen sistem. Masalah ini menekankan system-sistem.
Sistem ini dianggap sebagai suatu keseluruhan yang terorganisasi, yang terdiri dari bagian-bagian yang berhubungan satu sama lain.
6. Mahab Manajemen yang menekankan keputusan.
Menurut mashab ini, pengambilan keputusan-keputusan merupakan tugas utama seorang manager. Suatu keputusan manajerial bukan saja merupakan “apa yang harus dilakukan”, tetapi juga “bagimana dan bilamana harus melakukannya”.
7. Mazhab Pengukuran kuantitatif
Mazhab ini menganggap manajemen sebagai sebuah antitas logis, dimana tindkan dapat dinyatakan didalam bentuk symbol matematis hubungan dengan data yang dapat diukur. Ada dua hal mencirikan mazhab ini :
1. Mengoptimalisasikan input-onput
2. Pemakaian model-model matetmatis (Penggunaan model matematis mempermuda pekerjaan optimalisasi)
8. Mazhab Proses manajemen.
Penganut mazhab ini proses manajemen menganggap manajemen sebagai tindakan peleksaan aktivitas manajemen dasar yang merupakan sebuah proses. Menekankan tiga buah mazhab yang berkaitan dengan kelakuan organisatoris yaitu :
3. Mazhab manajemen ilmiah
4. Mazhab hubungan manusia
5. Mazhab sistim
Mazhab ini mulai dikenal 1911 manajemen ilmiah 1930 kemudian mazhab hubungan manusia 1960 sewaktu mazhab system-sistem mulai diintroduksi.